E-Rechnung lesbar und prüfbar machen

E-Rechnung empfangen, lesbar und prüfbar machen

Ab Januar 2025 müssen Unternehmen/Betriebe* elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies wurde mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes beschlossen und ist für alle Unternehmen verpflichtend - unabhängig von der Größe.

Was kommt auf Ihren Betrieb zu?
Zunächst besteht ab 01.01.2025 die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ist zeitlich gestaffelt.**

Beginnen wir mit dem 1. Schritt "Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen". Empfangen kann jeder, der E-Mails empfangen kann - stellt also kein Problem da. Kritisch wird es, wenn Sie eine reine xml-Datei empfangen und Sie nicht direkt sehen können, was in Rechnung gestellt wurde.

Mit den Funktionen von "E-Rechnung prüfen" können Sie die Inhalte einer X-Rechnung (xml-Datei) sichtbar machen, in dem Sie die Datei in ein lesbares Format umwandeln (PDF/HTML). Anschließend können Sie auf Inhalte prüfen.

"Warum die xml-Datei prüfen?" Die Angaben in Rechnungen müssen vollständig und richtig sein, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen (Beispiele: Steuernummer, vollständige Name, Steuersatz, Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers u.v.m.). Steuerlich relevant ist am Ende nur die xml-Datei und dann müssen die Inhalte stimmen, da für die E-Rechnung dieselben Pflichtangaben und Anforderungen wie für die Papierrechnung gelten. Bei der geplanten Neuerung des Umsatzsteuersystems sind ebenfalls nur die Inhalte der xml-Datei relevant.***

Video zum Thema anschauen:

Vertiefende Informationen:

Klären wir den Begriff: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, verschickt und empfangen wird. Oft besteht die Auffassung, dass es sich bei einer PDF-Rechnung um eine E-Rechnung handelt, weil sie elektronisch verschickt wird - das ist falsch. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nach der EN 16931 wird ein strukturiertes elektronisches Format gefordert, mit dem eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung möglich ist - nachfolgend eine Übersicht:

E-Rechnungen nach EN 16931:

Die ZUGFeRD-Rechnung 2.2: Diese sogenannte hybride Rechnung besteht aus einem PDF (lesbarer Teil) und einer eingebetteten xml-Datei, die elektronisch eingelesen werden kann.
Die X-Rechnung: Besteht aus einer xml-Datei, die direkt elektronisch eingelesen werden kann.

Bei der X-Rechnung handelt es sich um einen reinen strukturierten xml-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann - damit wird eine reine elektronische Verarbeitung möglich. Die X-Rechnung eignet sich nicht zur Sichtprüfung, da sie unverständliche Zeichen enthält. Sie fragen sich jetzt sicherlich: "Wie sieht eine X-Rechnung aus, kann ich sie einfach so lesen?" Nein, können Sie leider nicht.

Hier sehen Sie, wie eine X-Rechnung (xml-Datei) aussieht. Sie sehen, damit kann man nicht viel anfangen. Deshalb ist unser erstes Ziel, die X-Rechnung lesbar und damit prüfbar zu machen! Mit den Funktionen von "E-Rechnung prüfen" können Sie die Inhalte einer X-Rechnung (xml-Datei) sichtbar machen, in dem Sie die Datei in ein lesbares Format umwandeln (PDF/HTML). Anschließend können Sie auf Inhalte prüfen.

"Wie kann in ESTRICH5 die X-Rechnung (xml-Datei) lesbar gemacht werden?" Ganz einfach! Sie erhalten eine X-Rechnung per E-Mail, speichern diese auf Ihrem Rechner ab, lesen Sie in ESTRICH5 ein und klicken auf den Schalter: "xml umwandeln in PDF/HTML". In unserem Video wird alles anschaulich erklärt ---> Video ansehen

Ihre Vorteile:

Sie können die xml-Rechnung lesbar machen, indem Sie die xml-Datei in ein PDF oder HTML umwandeln.
Sie können die xml-Rechnung überprüfen. Zum Beispiel: Ist der Firmenname richtig und komplett hinterlegt, stimmt die Anschrift, ist die Bankverbindung korrekt?
Überprüfen Sie auf Pflichtangaben - z.B.: Steuernummer, Hinweise auf Steuerschuldnerschaft.
Datenabgleich Lieferant: Sie können für jeden Lieferanten einen elektronischen Briefkopf (einfach per Mausklick) aus der xml-Rechnung hinterlegen und die Daten auf Richtigkeit abgleichen. Stimmen die Angaben nicht überein, wird der Datensatz rot markiert.
Zusätzlich werden die Rechnungsdaten in den Tabellen: Prüfung Lieferant, Rechnungsdaten, Positionen, Eigene Adresse dargestellt. Fehlt zum Beispiel bei der eigenen Adresse in der Rechnungsanschrift der Zusatz "GmbH", erfolgt eine rote Markierung.
Bemerken Sie Unstimmigkeiten in der Rechnung, können Sie per Mausklick einen Brief an den Lieferanten schicken und um Rechnungskorrektur bitten. Anschrift, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum werden automatisch hinterlegt.
Erhalten Sie eine ZUGFeRD-Rechnung, in der die xml-Datei eingebettet ist, kann die xml-Datei (einfach per Mausklick) zur Überprüfung abgetrennt werden.
Nach der Prüfung können Sie die xml-Datei mit dem lesbaren PDF/HTML (per Mausklick) in die Lieferanten-Dateiablage speichern.
Die monatliche Lieferantenablage enthält die xml-Rechnungen, die von dort aus z.B. zum Steuerberater, zur Buchhaltung oder zur Archivierung übermittelt werden können.

--> So sind vorbereitet auf das, was kommt.

*Begriffserklärung:
B2B = business to business (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen)
B2G = business to government (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung)
B2C = business to customer (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Privatpersonen)

** Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ist zeitlich gestaffelt. Ab dem 1.1.2027 werden zunächst alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.

***Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen dient als Vorbereitung für Mehrwertsteuermeldepflichten. Das Bundesfinanzministerium (BMF) plant zu einem späteren Zeitpunkt, ein elektronisches Meldesystem für Umsätze einzuführen. Damit soll das Mehrwertsteuersystem - mit dem Ziel Steuerbetrug zu verhindern - modernisiert werden. Zukünftig sollen Meldung von (Einzel-)Umsätzen an das Finanzamt verpflichtend sein - dies geschieht voraussichtlich über eine Plattform.